ペーパーレス

今年の東日本大震災を教訓として、私たち企業に大きな警鐘となりました。天災等に対する企業リスクを最小限に食い止めるには、企業としてどうすれば良かったか。

一般的に、企業において作成される書類は、企業内サーバーへ保存したり、紙ベースのかさばる保存期間及び保存方法、廃棄期間の管理に手を煩わされる物理的な保存形態をとっています。一旦、水害や天災等によりこれらの書類を滅失した場合、その復元には限界があります。
「こういうようなことを「想定内」に抑えること。」これが最も懸命な策です。そのためには、可能な限り、企業内部で作成された書類及び取引先から受け取った書類等をPDF化または、ドキュメントの電子化を図ると同時に、最も安全なクラウド形式でインターネット上に保管することです。

「インターネット上に保管することを、本当に大丈夫?」と懸念される方が沢山いらっしゃいます。安心できるクラウド運営会社であれば、それは、「全く、問題のない」ことです。ネットバンキングと同等、あるいはそれ以上のインターネット上でのセキュリティ強度は、しっかりしたものになっています。

以上のことから、ペーパーレスを推し進めますと、書類の一元管理・企業内書類(企画・報告・会議資料等々)の共有化・企業内従事者のコミュニケーションのスムース化、そして、企業自体の活性化が図られることにつながっていきます。

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